Все мы хотим успевать больше, но практически никто не реализует себя на все 100% . Как же организовать себя и свое время, чтобы все успевать и быть продуктивным? Научитесь планировать свой день, не откладывать свои дела, работать с удовольствием, правильно отдыхать и Ваша продуктивность возрастет в разы.
Вопрос самоорганизации и самодисциплины актуален для тех, кто работает на себя. У Вас нет начальников, которые бы заставляли вас действовать? Вам нужно брать ответственность на себя и самостоятельно управлять своим временем и эффективностью. Порой это непросто, и от неспособности организовать себя и свое время страдает весь процесс и результат работы.
Пытаюсь победить хаос
Часто наши планы не реализуются не потому, что мы на это не способны, а потому, что в наших действиях царит хаос - злейший враг любого начинания…
Поэтому нужно понимать, как дисциплинировать себя, как использовать свое время рационально, чтобы работа доставляла удовольствие и получался хороший результат.
Я пытаюсь победить хаос, потому что я поняла: успеха или хотя бы значительных результатов добиваются лишь те, кто организован, дисциплинирован и последователен в своих действиях.
Я стала за собой замечать, что я могу целый день просидеть в интернете и... ничего не сделать! Это просто ужасно. В интернете очень много отвлекающих моментов, но если чем-то занимаешься, не нужно обращать на них внимание, иначе ничего не сделаешь.
Хаос отнимает время, силы, портит нервную систему и мешает жить. С хаосом бороться очень сложно, он очень коварен и хитер, но делать это необходимо, и его непременно нужно победить!
Вообще-то я не сторонник силовых методов и считаю, что бороться с чем-либо чаще всего бесполезно. Но хаос - это, наверное, единственное, с чем нужно бороться.
1. Поставьте цель
Любой процесс деятельности происходит для чего-то. Мы работаем не ради работы, а для получения какого то результата. Очень важно иметь правильно сформулированную цель. Она должна быть конкретная, реалистичная, достижимая и значимая для Вас.
2. Определите сроки
Цель должна иметь конкретные сроки. Если Вы будете четко осознавать, к какому сроку хотите получить результат, это позволит Вам сохранять мотивацию, не отвлекаться и выполнять каждый день запланированный объем работ.
3. Планируйте свои действия
Я решила, что буду определять для себя объем работ в начале дня. Мысленно я произносила: "я сделаю это, это и вот это..." Очень быстро я поняла, что такой подход совершенно не работает.
Конечно, планировать нужно, но это следует делать правильно. Лучше всего составить список дел на следующий день с вечера. Этот список должен быть материализован, желательно записать его ручкой на бумаге. Но с этим уже не все соглашаются, ведь мы живем в эпоху компьютеров и гаджетов, и писать на бумажном носителе как-то уже не комильфо) В таком случае можно воспользоваться популярными приложениями для управления списками дел.
Все знают, что нужно планировать, но почему-то не все это делают. Виновник такого поведения наш мозг, главная его задача состоит в том, чтобы сохранить жизнь человеку, поэтому он всегда сопротивляется переменам, пытаясь защитить нас от неизвестности.
Это называют “зоной комфорта”, из которой человеку трудно бывает выбраться, хотя уже давно эта зона совершенно не соответствует комфорту. Но мозг упорно старается сохранить привычный порядок вещей и устоявшиеся убеждения, находит сотни отговорок, чтобы помешать нам действовать, грубо говоря, мешает человеку развиваться. Поэтому можно попробовать “обмануть” собственный мозг, чтобы он не переусердствовал в своих оберегающих функциях.
Для начала просто усилием воли заставляйте себя выполнять эти несложные действия: заведите красивый блокнот и ручку, держите их в специально отведенном месте, каждый день перед сном записывайте план на завтра. Вскоре вы заметите, что вам уже хочется делать это, и больше не надо заставлять себя.
Обычно на формирование новой привычки требуется не менее 21 дня, после чего мозг соглашается с ней и уже не сопротивляется. Вы привыкнете так жить и станете успевать намного больше. Вы будете успевать все! Вы будете в шоке от самого себя! У Вас будет больше энергии, хорошего настроения, желания действовать. Вы начнете жить в потоке успеха, удовольствия от того, что у вас получается и у вас будет получаться еще больше.
4. Записывайте
Пусть это станет вашим ежедневным приятным вечерним ритуалом. Записывайте ручкой в блокнотик, что будете делать завтра. Я называю это "мини-план", в который входит такое количество дел, которое вы точно выполните, обычно не больше пяти.
До тех пор, пока мини-план не выполнен, я не позволяю себе отвлекаться ни на что другое, за исключением обязательных перерывов на отдых.
План своих действий обязательно нужно записывать! Это очень дисциплинирует и помогает каждый день получать удовлетворение от своей деятельности, что в свою очередь придает сил и вдохновения для последующих действий.
5. Соблюдайте баланс
Не забывайте включать в свой план не только работу, но и другие сферы жизни. Если вы хотите все успевать и быть продуктивным, соблюдайте баланс во всех сферах жизни и прописывайте задачи по всем сферам (работа, здоровье, семья, саморазвитие, отдых). Все эти составляющие очень важны, ведь работаем мы не ради работы, а для улучшения всей своей жизни.
6. Расставляйте приоритеты
Сначала беритесь за наиболее важные дела, затем приступайте к второстепенным. Лучше сразу составлять свой список дел в порядке приоритетов. Но не все так однозначно.
Для правильного распределения задач по приоритетности воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Фраза 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра “Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные” объясняет принцип, положенный в основу метода. Он предлагает распределить задачи на четыре группы:
- Важные и срочные
- Важные и несрочные
- Неважные и срочные
- Неважные и несрочные
Это поможет Вам понять, за какие дела лучше взяться сразу, что передать другим, что делать не обязательно.
7. Двигайтесь маленькими шагами
Все слышали, что “слона надо есть по кусочкам”, и любое дело делается быстрее и качественнее, если разбить его на этапы и выполнять их последовательно. В связи с этим еще можно вспомнить поговорку: “Глаза боятся, а руки делают”.
Все верно, глобальная задача порой кажется сложной и почти невыполнимой, настолько, что за нее даже страшно взяться. А когда мы начинаем делать маленькие последовательные шаги, она решается легко.
Искусство маленьких шагов помогает не только легко и изящно решать повседневные задачи, и в целом добиваться успеха в жизни. Возможно, Вам знакома молитва “Искусство маленьких шагов”. Авторство приписывают в интернете Антуану де Сент-Экзюпери. Это сомнительно, но данный текст стоит Вашего внимания.
Искусство маленьких шагов
Гоcподи, я прошу нe о чудecaх и нe о мирaжaх, a о cилe кaждого дня. Нaучи мeня иcкуccтву мaлeньких шaгов.
Cдeлaй мeня нaблюдaтeльным и нaходчивым, чтобы в пecтротe буднeй воврeмя оcтaнaвливaтьcя нa открытиях и опытe, которыe мeня взволновaли.
Нaучи мeня прaвильно рacпоряжaтьcя врeмeнeм моeй жизни. Подaри мнe тонкоe чутьe, чтобы отличaть пeрвоcтeпeнноe от второcтeпeнного. Я прошу о cилe воздeржaния и мeры, чтобы я по жизни нe порхaл и нe cкользил, a рaзумно плaнировaл тeчeниe дня, мог бы видeть вeршины и дaли, и хоть иногдa нaходил бы врeмя для нacлaждeния иcкуccтвом.Помоги мнe понять, что мeчты нe могут быть помощью. Ни мeчты о прошлом, ни мeчты о будущeм. Помоги мнe быть здecь и ceйчac и воcпринять эту минуту кaк caмую вaжную.
Убeрeги мeня от нaивной вeры, что вce в жизни должно быть глaдко. Подaри мнe яcноe cознaниe того, что cложноcти, порaжeния, пaдeния и нeудaчи являютcя лишь ecтecтвeнной cоcтaвной чacтью жизни, блaгодaря которой мы рacтeм и зрeeм.
Нaпоминaй мнe, что ceрдцe чacто cпорит c рaccудком. Пошли мнe в нужный момeнт кого-то, у кого хвaтит мужecтвa cкaзaть мнe прaвду, но cкaзaть ee любя!Я знaю, что многиe проблeмы рeшaютcя, ecли ничeго нe прeдпринимaть, тaк нaучи мeня тeрпeнию.
Ты знaeшь, кaк cильно мы нуждaeмcя в дружбe. Дaй мнe быть доcтойным этого caмого прeкрacного и нeжного Дaрa Cудьбы.
Дaй мнe богaтую фaнтaзию, чтобы в нужный момeнт, в нужноe врeмя, в нужном мecтe, молчa или говоря, подaрить кому-то нeобходимоe тeпло.
Cдeлaй мeня чeловeком, умeющим доcтучaтьcя до тeх, кто cовceм «внизу».
Убeрeги мeня от cтрaхa пропуcтить что-то в жизни. Дaй мнe нe то, чeго я ceбe жeлaю, a то, что мнe дeйcтвитeльно нeобходимо.
Нaучи мeня иcкуccтву мaлeньких шaгов.
8. Не отвлекайтесь
Сосредоточьтесь на задаче, которую решаете в данный момент и отсеките все лишнее. Научитесь держать фокус внимания на том, что Вы сейчас делаете. Не позволяйте разным отвлекающим моментам проникать в Ваше сознание, ведь это отнимает драгоценное время, которое уходит безвозвратно…
Но бывает так, что при слишком напряженной концентрации наш мозг перестает воспринимать задачу и как бы блокирует сознание. В таком случае можно сделать перерыв, переключить внимание на что-то другое, совсем не думать о работе, а затем вернуться к ней с новыми силами.
9. Не откладывайте
Если решили что-то делать, начинайте сразу, не откладывайте на “завтра”, на “понедельник” или на другой “подходящий момент”. Помните, самое лучшее время начать — прямо сейчас.
10. Меньше думайте
Главное — действие! Делайте.
Как это не парадоксально, но для того, чтобы победить хаос, быть продуктивным и все успевать, нужно меньше думать. Нет, думать конечно необходимо, но надо знать меру)
Правильно думать над задачей, а не над проблемой. Если у Вас есть какая-то проблема или какая-то ситуация, которая требует решения, Вы начинаете постоянно думать только об этом, это занимает Ваше сознание полностью, Вы нервничаете, это отнимает у вас силы и способность действовать.
Результат - проблема не решается, а лишь усугубляется. Но если Вы не зацикливаетесь и начинаете действовать, обязательно находится решение, выход из ситуации, появляются новые идеи и мысли.
Я предполагаю, это актуально для многих, и именно нерешительность, долгое обдумывание, много планов и мало действий мешает людям развиваться и получать результаты от своей деятельности.
Если Вы работаете в интернете над своими проектами, и у Вас нет начальников, которые бы Вас дисциплинировали, приходится дисциплинировать себя самостоятельно. Пожалуй, это самый сложный момент, который тормозит развитие многих людей.
Даже целую науку придумали - тайм-менеджмент. Или искусство? Искусство управлять временем. Конечно, в прямом смысле время нам неподвластно, и управлять им мы не можем. Тайм-менеджмент подразумевает оптимизацию времени, планирование рабочего и личного времени так, чтобы все успевать.
Я не люблю слово "работа". Мне больше нравится слово "творчество". И я убеждена, что любую работу, если она выбрана правильно, можно превратить в творчество.
Прочитайте полезную книжку Яны Франк "Муза и чудовище". Эта книга о том, как организовать творческий труд. Если Вы работаете над своими проектами в интернете или Вы фрилансер, Вашу деятельность с уверенностью можно назвать творчеством, а если Вам так не кажется, может быть нужно что-то поменять в организации Вашего трудового процесса?
11. Победите лень
Лень - знаменитый вредитель, вносящий свою лепту в хаос нашей жизни. Коварная лень старается никого не обойти стороной, она незаметно проникает в твою жизнь, разрушает планы, препятствует развитию и достижениям. Как бороться с ленью?
Лучший способ победить лень — заниматься интересными делами. Когда вы заняты тем, что вас зажигает, лень махнет на вас рукой и удалится к другим жертвам) А вашим постоянным спутником будет вдохновение.
Делайте только то, что вам нравится, а всякую рутину, которая тоже требует реализации, делегируйте. Найдите хороших исполнителей для тех задач, которые вам не нравится делать самостоятельно или в которых вы недостаточно компетентны. Да, за это нужно платить, но вы сэкономите более дорогой ресурс, чем деньги — это Ваше время.
Этим Вы не только справитесь с ленью, но и сделаете весь процесс работы более эффективным, а результат Вашей работы принесет больше плодов (Вы сделаете больший объем работ, будете более удовлетворены своей деятельностью, больше заработаете).
12. Отдыхайте
Если Вы много работаете, не забывайте отдыхать. Это очень важный момент, которым многие пренебрегают, но этого делать нельзя, потому что усталость имеет свойство накапливаться. И если вначале вы не будете замечать спада продуктивности, через какое-то время без отдыха начнет проявляться ухудшение самочувствия, нежелание действовать и даже апатия. Все это негативно повлияет на результат вашей работы и, что еще более неприятно, на состояние Вашего здоровья.
Например, проводя много времени за компьютером, следует помнить о необходимости периодического отдыха и, в частности, о здоровье глаз. Каждый час полезно делать перерывы на отдых на 10-15 минут.
Если Вы забываете про отдых, можете воспользоваться хорошей бесплатной программкой EyeLeo, которая Вам будет о нем напоминать.
EyeLeo - лучшее приложение, напоминающее делать перерывы для глаз
Отдых — это часть работы. Без качественного отдыха не получится хорошей работы. Научитесь отдыхать. Отдых, вопреки расхожему мнению, это не смена деятельности, а именно отдых. Ничегонеделание, если хотите.
13. Расслабляйтесь
Необходимо также давать отдых мозгу, и самый хороший вариант - это релаксация и полная остановка мыслительного процесса (временная, конечно), т. е. пустая голова.
Эффекта "пустой головы" достичь непросто, попробуйте ни о чем не думать. Получается? Может помочь медитация…
14. Пользуйтесь приложениями для планирования дел
Хорошими помощниками в организации своего времени и повышения продуктивности станут лучшие приложения для планирования дел. Их достаточно много, но каждый может выбрать наиболее удобное приложение под свои задачи.
- Trello
- Remember The Milk
- Any.do
- Todoist
- TickTick
- Omnifocus
- MyLifeOrganized
- WeDo
- Do it
- WorkFlowy
- WEEEK
- GTasks
- Sectograph
- Google Календарь
- Google Keep
- Evernote
- OneNote
- Notion
- LeaderTask
- Wunderlist (завершает свою работу 6 мая 2020 г.)
- Microsoft To-Do
Дополнительные факторы, влияющие на продуктивность
- Правильное питание. Употребляйте полезные продукты и пейте больше воды.
- Физическая активность. Не забывайте о зарядке и разминке.
- Прогулки. Больше бывайте на свежем воздухе. Природа — наш лучший друг, помогающий сохранять бодрость и работоспособность, бороться с усталостью и переутомлением. Гуляйте в лесу или в парке, а если такой возможности нет, хотя бы заведите полезные комнатные растения, например, герань.
- Порядок на рабочем месте. Поддерживайте порядок на своем рабочем месте и в своем компьютере. Беспорядок отрицательно сказывается на концентрации внимания и продуктивности. Избавьтесь от бардака, если он имеет место быть, организуйте свое пространство, это позитивно отразится на Вашей продуктивности.
Конечно, бывают исключения, некоторым людям необходим творческий беспорядок, и среди таких случаются гении. Может быть, и Вы гениальны? Никогда не следуйте слепо никаким советам, все примеряйте на свою индивидуальность.
Теперь Вы знаете как организовать себя и свое время, все успевать и быть продуктивным, поэтому сможете достичь любой своей цели!
